직원 횡령 증거, 어떤 자료를 어떻게 모아야 하나요

회사의 장부와 통장이 맞지 않거나 매출이 이상하게 빠져 있다면 직원의 횡령을 의심하게 됩니다. 하지만 의심만으로 고소하면 수사기관이 충분히 움직이지 않을 수 있고, 증거를 잘못 모으면 오히려 문제가 될 수 있습니다.

이 글에서는 횡령죄가 문제 되는 상황, 증거로 쓰일 자료, 수집할 때의 주의점과 고소 절차를 정리합니다.

어떤 혐의가 문제 되나

횡령죄는 형법 제355조 제1항에 따라 타인의 재물을 보관하는 사람이 그 재물을 횡령하거나 반환을 거부할 때 성립합니다. 직원이 업무상 회사 자금을 보관하거나 관리하는 지위에 있었다면 제356조의 업무상횡령이 적용되며, 법정형은 10년 이하의 징역 또는 3천만원 이하의 벌금입니다. 이득액이 크면 특정경제범죄 가중처벌 등에 관한 법률이 함께 검토됩니다.

핵심은 직원이 회사의 돈이나 물건을 보관하는 지위에 있었는지, 그것을 자기 것처럼 쓰려는 불법영득의사가 있었는지입니다.

모아야 할 증거

자금 흐름을 보여 주는 자료가 가장 중요합니다. 회사 계좌의 거래내역, 법인카드 사용 내역, 현금 출납 기록, 세금계산서와 영수증, 거래처와의 대금 정산 자료를 시간순으로 맞춰 어디서 얼마가 빠져나갔는지 정리합니다. 여기에 직원의 담당 업무와 권한을 보여 주는 근로계약서와 업무 분장표, 내부 결재 문서가 더해지면 횡령의 지위가 분명해집니다.

• 회사 통장과 법인카드의 거래내역
• 장부와 실제 입출금이 다른 부분을 표시한 대조표
• 직원의 직책, 권한, 담당 업무를 보여 주는 문서
• 업무 메신저와 이메일에서 확인되는 지시와 보고
• 직원에게 소명을 요구한 기록과 답변

횡령 의심 시점에 이미 직원이 퇴사했거나 자료를 지우고 있다면 신속한 보존이 필요합니다. 퇴사 전 접근 권한을 정리하고 백업을 확보하는 한편, 증거가 사라질 위험이 크다면 수사기관에 증거 보전을 요청하는 방법을 검토할 수 있습니다. 또한 정산이 안 된 금액이 실제로 직원이 가져간 것인지, 업무상 정당한 지출이었는데 증빙이 빠진 것인지를 먼저 구분해야 억울한 고소를 피할 수 있습니다.

수집할 때의 주의점

회사 소유의 장부와 통장이라도 직원의 개인 휴대전화나 개인 이메일을 몰래 열람하는 것은 정보통신망법이나 형법상 문제가 될 수 있습니다. 회사 컴퓨터의 자료를 확보할 때에도 보안 규정과 사전 고지 여부를 확인하고, 원본이 훼손되지 않도록 복사본을 만들어 보관하는 것이 좋습니다.

직원을 직접 추궁해 사직서나 변제 각서를 받는 과정에서 강요로 오해받는 일이 없도록 주의해야 합니다. 자백을 받는다면 일시와 장소, 참석자를 기록으로 남기는 것이 바람직합니다.

수사가 시작되면 직원 측은 개인 채무 변제 목적이었다거나 회사의 암묵적 승인이 있었다고 주장하는 경우가 많습니다. 회사의 내부 규정과 지시 이력, 과거 정산 관행을 정리해 두면 이 주장에 대응하는 데 도움이 됩니다.

고소 절차와 준비할 것

고소는 고소장과 증거를 수사기관에 제출하는 방식으로 합니다. 고소장에는 피고소인의 지위, 횡령한 기간과 금액, 방법을 구체적으로 적어야 하고, 금액이 크거나 방법이 복잡할수록 자금 흐름표를 첨부하면 수사가 수월해집니다. 고소와 별도로 민사상 손해배상 청구나 가압류를 검토할 수도 있습니다.

법무법인 수림은 회사의 자금 흐름과 증거를 검토해 고소 여부와 민사 대응의 방향을 안내합니다.