직원 횡령, 회사가 확인해야 할 증거와 절차

직원이 회사 돈을 빼돌린 정황을 발견하면 화가 나지만, 감정적으로 대응하면 증거를 놓치거나 오히려 회사가 책임을 질 수 있습니다. 직원 횡령은 형사 고소, 민사 손해배상, 인사 조치를 함께 고려해야 하는 문제입니다.

이 글에서는 횡령으로 문제 되는 혐의, 처벌 기준, 증거를 확보하는 방법, 대응 절차를 정리합니다.

어떤 혐의가 문제 되나

회사의 재물을 맡아 관리하는 직원이 이를 자기 것처럼 쓰면 횡령이고, 업무로 돈을 다루는 사람의 횡령은 업무상횡령으로 더 무겁게 다뤄집니다. 형법은 업무상횡령에 10년 이하의 징역 또는 3천만 원 이하의 벌금을 정하고 있습니다.

법인카드 사적 사용, 거래처 대금 빼돌리기, 허위 지출 처리 등이 대표적인 유형입니다. 금액이 크거나 기간이 길면 다른 법률이 더해질 수도 있습니다.

처벌 기준과 부수 문제

실제 처벌은 횡령한 금액과 기간, 수법, 변제 여부에 따라 달라집니다. 직원이 돈을 갚았더라도 이미 성립한 범죄가 사라지지는 않지만 양형에서 참작될 수 있습니다.

민사적으로는 회사가 입은 손해를 청구할 수 있고, 직원에 대한 징계·해고는 취업규칙과 절차를 지켜야 나중에 부당해고 분쟁을 피할 수 있습니다.

증거를 확보하는 방법

• 회계 장부, 통장 거래 내역, 법인카드 사용 내역을 원본으로 확보합니다.
• 결재 기록과 전표, 거래처와의 확인 자료를 대조합니다.
• 직원의 이메일이나 메신저를 열람하려면 근거와 범위를 따져 적법하게 진행합니다.

직원이 자료를 삭제하거나 훼손할 위험이 있으니, 의심이 든 시점에 접근 권한을 정리하고 자료를 백업하세요. 다만 상대의 개인 공간을 임의로 뒤지면 오히려 문제가 될 수 있습니다.

대응 순서

먼저 피해 금액과 기간을 정확히 파악하고, 그다음 직원에게 소명 기회를 줄지, 바로 고소할지를 정합니다. 고소장에는 범죄 사실을 시간 순서로 정리하고 증거 목록을 붙입니다.

합의를 하는 경우에는 변제 금액과 방법, 형사 고소 여부를 합의서에 분명히 적어야 합니다. 공범이나 거래처가 연루되었는지도 함께 살피세요.

회사가 흔히 하는 실수

의심만으로 직원을 공개적으로 추궁하거나 다른 직원들 앞에서 횡령범이라고 말하면 명예훼손 분쟁이 생길 수 있습니다. 증거가 정리되기 전에 해고를 통보해도 부당해고 다툼으로 이어질 수 있으니 절차를 지켜야 합니다.

또 소액이라며 넘어가다가 시간이 지나 금액이 불어나는 경우도 있습니다. 의심이 드는 즉시 내부 통제를 점검하고 결재 권한과 현금 관리 방식을 바꾸는 것이 재발 방지에 도움이 됩니다. 수사가 시작되면 회사의 장부와 직원 진술이 함께 검토되므로 자료의 일관성이 중요합니다. 거래처에 확인 요청을 보낼 때에도 사실만 담담히 적고, 직원의 책임을 단정하는 표현은 피하세요. 내부 조사 보고서는 작성 날짜와 작성자를 남겨 두는 것이 좋습니다. 원본 파일은 수정하지 않고 사본으로 검토하세요.

상담 전에 정리할 자료

의심이 생긴 경위, 거래 내역, 해당 직원의 직책과 권한, 피해 추정 금액, 이미 오간 대화나 소명 내용을 준비합니다. 징계 규정과 근로계약서도 필요합니다.

법무법인 수림은 자료를 검토해 고소와 손해 회수, 인사 조치 방향을 안내합니다.