퇴사자 카드 횡령, 법인카드를 사적으로 쓴 경우 어떻게 되나요

직원이 퇴사한 뒤 결산이나 감사를 하다 법인카드가 개인 용도로 사용된 내역이 발견되는 경우가 있습니다. 회사는 얼마나 되는 금액을 어떻게 회수해야 하는지, 직원은 사용 내역이 문제 되어 고소당할 가능성이 있는지 궁금해합니다.

이 글에서는 법인카드 사적 사용이 형사로 다뤄지는 기준, 증거 정리, 회사의 대응, 고소당한 직원의 방어를 정리합니다.

어떤 혐의가 문제 되나

회사 자금을 관리하거나 카드를 업무 용도로 맡은 직원이 개인 목적으로 사용했다면 형법 제355조 제1항과 제356조의 업무상횡령이 문제 될 수 있습니다. 법정형은 10년 이하의 징역 또는 3천만원 이하의 벌금입니다. 카드 사용이 회사의 승인이나 관행 속에서 이뤄졌는지, 사용 금액과 횟수, 용도가 쟁점이 됩니다.

업무와 관련된 식대나 접대비를 정산하지 않았을 뿐인 경우, 회사가 사적 사용을 사실상 허용한 경우에는 불법영득의사가 부정될 수 있습니다.

카드사에서 받은 상세 내역은 가맹점명과 승인 시각이 기록되어 있어 용도를 가리는 핵심입니다. 같은 날짜의 근태 기록, 출장 일정과 맞춰 보면 업무 사용 여부를 판단하기 쉽습니다.

증거 정리

회사 측은 카드 이용 내역서, 영수증, 사용처, 업무 관련 여부를 확인할 수 있는 결재 문서와 출장 기록을 정리해야 합니다. 어떤 거래가 개인 용도인지 하나씩 표시한 표를 만들면 고소와 민사 청구에 모두 쓸 수 있습니다. 사내 규정에 카드 사용 기준이 있었는지, 직원이 이를 알고 있었는지도 중요합니다.

퇴사자의 개인 휴대전화나 이메일을 임의로 확인하는 방식은 위법이 될 수 있으니 회사 시스템의 정당한 범위 안에서 자료를 확보하십시오.

회사는 퇴직금이나 미지급 급여와 상계하려는 경우 법적 제한이 있으므로 임의로 공제하지 않고 절차를 확인해야 합니다. 임금은 원칙적으로 전액 지급해야 하므로 일방적 공제는 별도 문제가 될 수 있습니다. 또 카드 사적 사용이 오래전부터 반복되었다면 시효와 증거 보존 상태도 따져 보아야 합니다. 직원이 업무상 부담한 비용을 회사가 지급하지 않아 대신 쓴 정황이 있다면 그 주장을 자료로 설명할 수 있습니다.

회사의 대응과 직원의 방어

회사는 먼저 소명을 요청하고 변제를 협의한 뒤 필요하면 고소와 민사상 부당이득 반환 청구를 병행할 수 있습니다. 변제 각서를 받을 때에는 강요로 비치지 않도록 절차를 기록으로 남겨야 합니다. 고소를 당한 직원은 사용 경위와 업무 관련성, 회사의 승인이나 관행, 이미 변제한 내용을 자료로 정리하고 일관되게 설명하십시오.

사용 금액을 갚았다고 해서 형사 책임이 자동으로 사라지지는 않지만 변제와 합의는 처분과 양형에서 고려됩니다.

고소를 하든 민사로 청구하든 사용 내역 가운데 어느 것이 개인 용도인지 분명하게 구분하는 일이 가장 중요합니다. 회사 측의 관리 소홀, 예를 들어 정산 절차가 없었다는 점은 직원이 방어 논리로 내세울 수 있으므로 내부 통제 상황도 점검해 두십시오. 퇴사 시점의 인수인계서와 정산 서류에 카드 관련 내용이 있었는지도 확인할 만합니다.

준비할 자료

• 카드 이용 내역서와 영수증
• 사내 카드 사용 규정과 직원이 서명한 문서
• 업무 관련성을 확인할 수 있는 결재와 출장 기록
• 직원과의 소명 요청 및 답변 기록
• 변제와 합의 진행 내용

법무법인 수림은 카드 내역과 자료를 검토해 고소와 민사 청구, 방어 대응의 방향을 안내합니다.